會議籌備工作十要點

 會議的籌備工作表面上看顯得紛繁復(fù)雜，但實際上還是有章可循的。筆者結(jié)合多年的實踐，談些粗淺的做法和體會，與同行們進(jìn)行交流。關(guān)于會議的籌備，具體講要做好以下十項工作。

(一) 確定會議名稱

會議名稱也就是會議的題目，如“全國衛(wèi)生工作會議” “全國新型農(nóng)村合作醫(yī)療試點工作會議”等。規(guī)范的會議名稱一般由三部分組成：一是會議范圍，二是會議內(nèi)容，三是會議性質(zhì)。其中會議性質(zhì)包括“現(xiàn)場會”“啟動會”“工作會”“座談會”“研討會”等。

(二) 初定會議步驟

會議步驟包括會議的議程、程序、日程等。議程是會議議題的先后順序，是會議程序的基礎(chǔ)。程序是對會議各項活動，如各種儀式、領(lǐng)導(dǎo)講話、會議發(fā)言、參觀活動等，按照先后順序做出安排。日程是對會議的活動逐日作出的安排，是程序的具體化。會議的步驟是會議有條不紊進(jìn)行的保證，一旦經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，切不可隨意變動。

(三) 草擬會議通知

會議通知一般包括會議的名稱、開會的目的和主要內(nèi)容、會期、會議地點和食宿地點、與會人員、報到的日期和地點、需要攜帶的材料和數(shù)量及材料的打印規(guī)格、個人支付的費用、主辦單位、聯(lián)系人和聯(lián)系電話等要素。會議通知最好由與會議主題相關(guān)的人員起草，這樣更有利于通知的順利起草。報請上級單位批準(zhǔn)的會議，報送請示時，要附上會議通知的代擬稿。

(四) 會議經(jīng)費預(yù)算

會議經(jīng)費預(yù)算開支的項目一般包括與會人員的食宿費、會場的租用費、會標(biāo)的制作費、會務(wù)組和工作人員的房費、膠卷購買和沖洗費用等。如果需要邀請專家學(xué)者講課、作報告，還要將專家的講課費、交通費和食宿費等預(yù)算在內(nèi)。

(五) 辦理會議報批

重要的會議必須報請領(lǐng)導(dǎo)審批。會議的請示要講清開會的理由、會議的議程、會議的時間及會期、地點、參加會議的人數(shù)和人員級別、會議的經(jīng)費預(yù)算和準(zhǔn)備情況等。

(六) 下發(fā)會議通知

會議通知務(wù)必經(jīng)過處室領(lǐng)導(dǎo)審核，主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。下發(fā)會議通知要專人負(fù)責(zé)，避免遺漏、錯發(fā)和重發(fā)。下發(fā)會議通知應(yīng)注意兩點：一是會議通知下發(fā)要及時。下發(fā)過早，參會人員容易遺忘;下發(fā)太遲，與會人員收不到會議通知，即使收到通知，難于安排手頭的工作，也會降低會議的出席率。二是會議通知發(fā)出后要抓反饋。涉及多個部門、內(nèi)容重要的會議要隨會議通知附會議回執(zhí)，內(nèi)容包括參加會議人員的姓名、性別、民族、職務(wù)(職稱)、聯(lián)系電話、到會的日期、車次和航班號以及返程的日期、車次和航班號等。會前1～2天還要再次聯(lián)系，以確保與會人員能夠按時參會。

(七) 準(zhǔn)備會議材料

會議材料主要有三種：一是會議文件，包括下發(fā)的正式文件、文件討論稿或征求意見的文件;二是講話材料，包括領(lǐng)導(dǎo)講話材料、書面交流材料和會議發(fā)言材料;三是會議主持詞。在這里筆者重點談?wù)勅绾螠?zhǔn)備會議主持詞，它又叫程序稿，通過主持人在會議期間的講話來體現(xiàn)會議的程序。主持詞的起草要注意三點：一是要力求文字口語化。因為主持詞僅供主持人使用，其他與會人員沒有主持詞的文字稿，所以文字要通俗易懂，切忌出現(xiàn)晦澀難懂的古詩詞，或過分華麗的辭章。二是要注意會議程序的銜接。講話要承前啟后，簡明扼要地總結(jié)前面發(fā)言人的講話要點，順理成章地引出下一個發(fā)言人。語言要力求簡潔，避免重復(fù)和啰嗦，切忌話中套話，使人聽不出頭緒。三是主持詞的內(nèi)容要提綱挈領(lǐng)，不要有論述性的話語，篇幅不宜太長，以免沖談會議的主題。

(八) 選擇布置會場

開會要借助于一定的場所。會場條件的好壞、舒適程度的高低，對與會人員的心理會起到不可忽視的作用，直接影響到會議的效果。因此，要重視會場的選擇和布置。

會場的大小要根據(jù)參會人數(shù)的多少來定，還要根據(jù)會議的需要考慮會場的設(shè)備，如會場的照明、空調(diào)、音響、錄音、多媒體等設(shè)備。會場的布置是辦會工作的一項重要內(nèi)容，主要有：一是會標(biāo)的布置。會標(biāo)應(yīng)與會議的名稱一致，字?jǐn)?shù)要少而精，如“全國衛(wèi)生工作會議”。二是席位卡的擺放。主席臺上擺放席位卡的原則是“左為尊，右為次”。主席臺上就座的人數(shù)最好為單數(shù)，最主要的領(lǐng)導(dǎo)居中，其他席位卡按照先左后右的順序分別依次擺放。三是主席臺的擺放。一般有兩種形式：其一，主席臺高于臺下的座位。適用于人數(shù)多、比較重要的會議，如報告會、工作會等，會場顯得比較莊重、嚴(yán)肅、正規(guī);其二，主席臺與其他座位處于同一平面。適用于人數(shù)較少的會議，如座談會、研討會等，會場顯得較隨和，與會人員之間的關(guān)系顯得平等。四是座位的安排。安排座位一般根據(jù)會議的性質(zhì)，如果是座談會，座位擺成回字形，回字的兩邊和底邊可以多擺放座位;如果是向檢查組、檢查團(tuán)匯報情況的匯報會，座位擺成回字形，但是回字的頂部和兩邊各擺一排座位，底邊可多擺放幾排座位。此外還可以根據(jù)會議的氣氛和會場的本身條件安排座位。

(九) 明確人員分工

會議的會務(wù)人員可分三個小組，一是秘書組，負(fù)責(zé)會議文件、領(lǐng)導(dǎo)講話稿等材料的起草、整理會議記錄、編發(fā)會議簡報和會議材料的歸檔等工作;二是材料組，負(fù)責(zé)會議材料袋的購買、材料的裝袋和分發(fā)，以及會議的簽到等工作;三是接待組，負(fù)責(zé)與會人員的食宿安排、會場布置以及工作人員的安排，如禮儀人員、服務(wù)人員和攝影人員等，此外還要做好會議經(jīng)費的預(yù)決算工作。

(十) 會前全面檢查

會前的全面檢查是進(jìn)一步落實會議準(zhǔn)備工作的重要環(huán)節(jié)。會前檢查一般分為三個步驟，一是聽取會議所有籌備人員的口頭匯報;二是到現(xiàn)場實地檢查，包括會議材料的準(zhǔn)備情況和會場的布置工作;三是針對可能出現(xiàn)遺漏的問題，進(jìn)一步采取補救措施。會前檢查一般要邀請有關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)親臨現(xiàn)場給予指導(dǎo)。(文章摘自《秘書工作》雜志2004年第11期，原題目為《籌備會議需要做好的十項工作》)